Pracuj mądrzej, a nie ciężej – 7 sprawdzonych sposobów

Czy znasz to stwierdzenie, że ruchu nie należy mylić z działaniem? Czy wiesz o tym, że im więcej pracujesz, tym mniej efektywna się stajesz? Mówi o tym prawo Parkinsona: ilość pracy rośnie, aby wypełnić czas na nią przeznaczony.

Prawdziwe i „niby” oczywiste. Tylko szczerze, jak często o tym pamiętasz i wdrażasz te złote zasady w życie? Mam dla Ciebie testowane na ludziach (w tym na samej sobie 🙂 ) sposoby na mądrzejszą, a nie cięższą pracę!


1. Praca w stylu oldschool.

Co robili ludzie w pracy, gdy nie było Facebooka? Pracowali. Technologia Cię rozprasza. Dzwoniący lub wibrujący telefon, powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail, dźwięk sms, etc. Nie bądź niewolnicą technologii, ona ma Ci życie usprawniać a nie komplikować.

Pracując wycisz telefon. Skoncentruj się, oddzwonisz, gdy skończysz to nad czym aktualnie pracujesz. Skrzynkę mailową sprawdzaj dwa razy dziennie. To wystarczy. Nie musisz ani nie potrzebujesz odświeżać jej co pięć minut! Wyjątek – czekasz na wybitnie pilną i ważną wiadomość lub telefon – to zrozumiałe – rozgrzeszam Cię 🙂

Przetestuj dzielenie pracy na bloki tematyczne. Przykład: skuteczniej jest poświęcić 30 minut do godziny na odczytywanie i odpisywanie na wiadomości mailowe, aniżeli rozpraszać swoją uwagę, zaczynać czytać maile, potem oznaczać jako nieprzeczytane i wracać do nich ponownie.

Co zyskasz? Czas i koncentrację.


2. Lista zadań i uporządkowane myśli.

Od jakich zadań zaczynasz? Od tych najważniejszych (i często najtrudniejszych), czy żeby się „rozkręcić” rozpoczynasz od łatwych i przyjemnych tematów? Jeżeli jesteś typem numer jeden – znakomicie,  jeżeli bliżej Ci do typu numer dwa – czas na zmiany! Skuteczność w pracy to umiejętność ustalania priorytetów, oddzielania rzeczy ważnych od tych, które mogą poczekać. Trywialna sprawa, ale jakże często bagatelizowana: nie wszystko jest tak samo ważne.

Twoją wydajność sabotuje także tzw. skakanie od zadania do zadania. Jak zaczynasz to kończ, a jeżeli zadanie jest zbyt rozbudowane, podziel je na etapy i traktuje je jak zadania składowe.

Spisz wszystko co masz do zrobienia. Warto zrobić to wieczór wcześniej lub na koniec dnia pracy. Kolejny dzień rozpoczniesz z „czystą głową”, a w rezultacie obiektywnie spojrzysz na listę zadań i ustalisz priorytety. To co zrobiłaś odhaczaj z listy. Taką listę możesz zrobić na kartce papieru, w Excelu, Wordzie lub w dowolnie wybranym przez Ciebie narzędziu/aplikacji online. Sprawdź co sprawdza się w Twoim przypadku.

Co zyskasz? Czysty umysł i spokój ducha.


3. Na przerwę marsz!

Czy wiesz, że naturalnym cyklem naszej aktywności jest około 90-minutowa wydajność? W praktyce oznacza to, że po półtorej godziny pracy przychodzi spadek energii. Jeżeli pozwolisz sobie na krótką regenerację i przerwę, Twoje baterie znowu naładują się i będziesz gotowa do działania. Jeżeli zignorujesz sygnał zmęczenia, to deficyt odpoczynku zacznie się powiększać, a Twoja koncentracja i wydajność drastycznie spadać. Pamiętaj, że przerwy w pracy służą Twej kreatywności i efektywności!

Co zyskasz? Czas, zdrowie i wydajność.


4. KISS, czyli keep it short and sweet – konkretne maile proszę!

Pisanie e-maili biznesowych to sztuka minimalizmu. Treść nie może przypominać epopei narodowej lub trzynastozgłoskowca! Nie rozpisuj się. Wystrzegaj się także metafor i nie zmuszaj odbiorcy do czytania między wierszami. Pisz konkretnie. Wyraźnie określ czego oczekujesz od adresata. Nie poruszaj wielu wątków w jednej wiadomości. Pamiętaj, że nie tylko treść ma być jasna i czytelna, ale także tytuł wiadomości. Więcej na temat skutecznych wiadomości e-mail znajdziesz tutaj. Chcesz więcej – zaglądnij także tutaj.

Co zyskasz? Więcej czasu i skuteczną komunikację.


5. Efektywne, a  nie efektowne spotkania – przeorganizuj zebrania!

Marnowanie czasu na wielogodzinne „posiadówy”, które kończą się bez konkretów. Znasz to? Niestety, nie rzadko zdarza się, że spotkanie, które miało pomóc w pracy, skutecznie ją utrudnia i dezorganizuje. Pamiętaj, żeby ze spotkania wyciągnąć maksimum korzyści, powinno być ono określone w czasie, posiadać plan i jasny cel. Poszanowanie czasu swojego i innych to podstawa. Ilość nie równa się jakość.

Co zyskasz? Czas i poczucie, że go nie marnujesz.


6. Szablony – czyli po co robić dwa razy to samo?

Przyglądnij się swoim zadaniom. Czy wśród nich znajdują się takie, które są schematyczne lub podobne? Np. wiadomości e-mail, dokumenty, raporty, podsumowania etc.? Po co tracić czas na przygotowywanie zbliżonych treści? Przygotuj szablony, które będziesz mogła modyfikować wedle potrzeb. Dzięki temu prostemu zabiegowi zaoszczędzisz nawet kilka godzin tygodniowo.

Co zyskasz? Czas i zwiększenie produktywności.


7. Rezerwacji czas na pracę własną

Planujesz przygotować raport dla Zarządu lub brief dla agencji marketingowej? W zależności od specyfiki Twojej pracy zadania będą różne, jednak nie bagatelizuj i nie deprecjonuj własnej pracy, a co za tym idzie planuj na nią czas. Pamiętaj także o tym, że dobrą praktyką jest planowanie maksymalnie 60 procent dostępnego czasu. W przypadku osiemu godzin pracy, jest to około pięć godzin. 40 procent czasu zostaw sobie na nagłe i pilne zadania.

Co zyskasz? Spokój, porządek i harmonię.

 

Na zakończenie nie pozostaje mi nic innego, jak życzyć Ci przyjemnego upraszczania i usprawniania pracy. Zapomniałabym! Pewno zastanawia Cię co wspólnego ma Batman z tym postem? Dobrze mi się kojarzy, niech i Tobie zacznie 🙂

em.

Jeżeli chcesz podzielić się opinią, dodać coś od siebie lub zapytać – komentuj na blogu lub napisz do nas na: kontakt@babkiwbiznesie.pl. Czekamy na Ciebie także na: Facebook i YouTube.

  • Pingback: Tajniki skutecznej zmiany. Jak wpływać na swoje życie. | Babki w biznesie()

  • Babki w biznesie

    Joanno Twój komentarz to strzał w dziesiątkę 🙂 Nagradzajmy siebie i dbajmy o małe przyjemności także po to by utrwalać dobre nawyki.

  • Joanna Halik

    dopisałabym jedną rzecz: nie zapomnij o małych przyjemnosciach! po jednym wykonanym zadaniu, aromatyczna kawa, a po drugim, chat z koleżanką. Nic mnie lepiej nie motywuje 🙂